O estilo de trabalho home office vem ganhando cada vez mais adeptos. Com vantagens expressivas tanto para as empresas quanto para os colaboradores e empreendedores, a tendência é que seja uma realidade ainda maior nos próximos anos. Só em 2018 o número de trabalhadores nessa modalidade ultrapassava 3,8 milhões.
Ao trabalhar em casa, outra novidade surgiu, ou ao menos, reforçou sua presença na vida dos profissionais: as reuniões e entrevistas por vídeo. Elas reduzem custos, otimizam tempo e ainda proporcionam uma boa dose de escalabilidade. Mas não pense que, para se dar bem nelas, basta apenas ligar a ferramenta e começar a falar. O seu planejamento deve ter início antes do evento e incluir cuidados durante a apresentação.
Quer saber como otimizar as suas reuniões por videoconferência? Elencamos algumas dicas neste artigo. Vamos lá?
1. Crie uma pauta de reunião
Quando você faz reuniões no trabalho ou na faculdade, sempre procura se preparar, certo? Para uma videoconferência, o mesmo deve acontecer. Faça um briefing do que será discutido na apresentação e não se esqueça de enviá-lo anexo ao convite, para que todos os participantes estejam na mesma página.
Da sua parte, anote o que não pode deixar de falar, alguns dados relevantes, se houver, e tudo o que for preciso para sua fala. Caso você seja o mediador da reunião, prepare slides para apresentar os principais pontos: sempre em tópicos curtos e diretos, para funcionarem apenas como direcionamento.
Para manter ainda mais o alinhamento entre toda a equipe, o ideal é deixar a sua agenda sempre atualizada — em especial para casos em que algum colega de trabalho queira marcar alguma reunião online de última hora. Quando você precisar definir um horário e data para o evento, a notificação planejada se torna eficiente para que ninguém se esqueça.
2. Tenha uma boa internet
Sabemos que é a internet que permite a boa comunicação entre os participantes de uma reunião. Por isso, é importante que você confira a conexão antes de dar início ao evento. Certifique-se de que ela suporta a chamada de vídeo, sem que haja interferências na imagem ou na voz.
Se você utiliza o wi-fi, já deve ter reparado que a conexão fica mais fraca quando o dispositivo está distante do roteador. Nesse caso, o ideal é que escolha um local próximo — mas o ideal mesmo é optar por conectar o cabo de rede no notebook ou computador. Apesar de nem sempre ser mais veloz, a chamada Ethernet proporciona maior estabilidade.
3. Escolha uma boa ferramenta
Para garantir que tudo funcione bem, apenas o seu rapport não basta. É preciso escolher a “sala online” em que a videoconferência será feita — e isso você encontra em algumas ferramentas disponíveis na internet.
Para o uso, há ferramentas pagas e gratuitas. São alguns exemplos:
4. Teste seus equipamentos
Para ter maior controle sobre a sua videoconferência, fazê-la a partir de um computador ou notebook é essencial. Isso porque a tela é maior e esse dispositivo ainda permite que você compartilhe a sua tela facilmente ou deixe outros arquivos de consulta abertos. Além disso, há mais estabilidade na imagem e a possibilidade de conectar o cabo de rede, como vimos.
Porém, nem sempre será possível utilizar esse dispositivo — seja por problemas técnicos, seja pela falta de um aparelho. Nesses casos, o celular pode o substituir, bastando apenas que você faça o download dos aplicativos necessários. Aqui, se torna ainda mais importante fazer anotações de fácil visualização e compreensão.
Qualquer que seja o dispositivo, o mais importante é fazer testes antes da videoconferência. Melhor dar errado nesses momentos do que durante a reunião, certo? Verifique, então, as configurações de imagem e som para entender como elas funcionam.
5. Escolha um cômodo silencioso
Imagine a seguinte situação: você monta seu local para a videoconferência na sala de casa, que é próxima à rua e, por isso, sofre a interferência de sons de carros e outros veículos. No meio da reunião, pode acontecer de esse barulho sobressair à sua voz e tornar as suas mensagens inaudíveis. Nada bom para sua atuação, não é mesmo?
Nesse sentido, o cômodo escolhido deve seguir os princípios de um local de estudos: ser silencioso e confortável ao mesmo tempo, além de ter o que você precisar ao alcance das mãos, de modo organizado. A iluminação é outro aspecto importante, pois deixa a sua imagem em tela mais limpa e visível.
Como o princípio de uma videoconferência é a imagem, lembre-se de que esse evento precisa de uma composição. Então, se a parede de fundo for branca, por exemplo, o recomendado é evitar roupas dessa cor — para que você não pareça uma “cabeça flutuante” no vídeo. Isso nos leva ao próximo tópico.
6. Defina bem o que vai vestir
Pode até parecer estranho pensar em roupas quando se fala em tecnologias para videoconferências. Mas pense no exemplo do fundo branco com a peça branca: essa situação peculiar poderia direcionar a atenção dos participantes para isso em vez de sua fala.
Nesse mesmo sentido, evite também peças com cores muito fortes, com estampas diferentes ou frases. Elas são outras oportunidades negativas para que seus colegas se distraiam. Para escolher a vestimenta, pense nessa questão com cautela e considere a ocasião, os profissionais que participarão do evento e assim por diante.
7. Conte com imprevistos
Mesmo com todas as medidas e preparações, imprevistos acontecem: desde uma chuva forte até a manutenção sem aviso da companhia de energia elétrica. Para isso, é sempre bom deixar uma segunda opção para que você não fique de fora da reunião. Ter dados móveis no celular e o aplicativo em questão baixado, por exemplo, são o suficiente.
Como vimos, o desempenho na videoconferência tem tudo para entrar para a lista de características de um bom profissional. Com as dicas deste artigo, você está mais que preparado para otimizar as suas reuniões e entrevistas, deixando o caminho livre para que seus colegas de trabalho e superiores notem sua atuação de excelência.
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